Gli appunti digitali non vi rendono più produttivi, ecco cosa dovreste fare invece
Il titolo e la head sono volutamente provocatori, con questo "metodo" voglio dare un punto di vista alternativo a chi usa solo ed esclusivamente i task digitali.
Non sempre è la soluzione, non sempre tutti li sappiamo usare, non sempre dietro il digital si nasconde l'efficienza!
Partiamo!
Siete mai stati colpiti da come un semplice pezzo di carta accartocciato può trasformarsi in un potente indicatore di produttività? Sulla mia scrivania, ogni foglio accartocciato diventa il simbolo di compiti completati o in corso con successo. Quando, alla fine della settimana, vedo una pila di fogli accartocciati, so di aver attraversato una settimana produttiva e gratificante.
Nell'epoca digitale in cui viviamo, la prevalenza delle "note digitali" ha gradualmente eclissato l'uso delle "note fisiche". Tuttavia, è opportuno riflettere su quanto spesso le annotazioni digitali vengano riconsiderate e tradotte in azioni concrete. Inoltre, perché cancellare una nota digitale superflua quando occupa solo pochi byte in uno spazio di archiviazione vasto? La questione chiave qui è che, finché le cose non ci coinvolgono personalmente, spesso non ci sentiamo spinti all'azione.
Nel primo ventesimo secolo, Henry Ford adottò deliberatamente un'organizzazione degli spazi di lavoro che riducesse le distanze tra le postazioni di lavoro sulla linea di produzione, aumentando la visibilità dei potenziali problemi. Talvolta, interruzioni nella produzione costringevano tutti a risolvere immediatamente le criticità. Questo approccio, evidenziato dal dottor Eliyahu Goldratt, padre della Teoria dei Vincoli, dimostra come le restrizioni fisiche possano effettivamente incrementare la produttività.
Mentre nei contesti fisici è più facile individuare le anomalie, nel lavoro basato sulla conoscenza i problemi spesso rimangono nascosti, specialmente nelle dinamiche di lavoro a distanza, come ho discusso in un precedente articolo.
Durante le molteplici riunioni settimanali, preferisco prendere appunti su post-it fisici per mantenere focalizzata la mia mente sulla risoluzione dei problemi piuttosto che sulla gestione di una lista infinita di questioni aperte. Quando la quantità di carta sulla mia scrivania diventa eccessiva, questo funge da promemoria fisico per affrontare ogni questione pendente. Sorprendentemente, tra il 20% e il 30% degli appunti finisce per essere scartato: questioni che sembravano cruciali inizialmente, ma che successivamente si rivelano non richiedere alcuna azione.
Mentre gli elenchi digitali possono estendersi all'infinito senza spingerci all'azione, la limitazione dello spazio fisico sulla mia scrivania agisce come un catalizzatore per l'azione. L'imposizione di limiti al numero di elementi da gestire simultaneamente è un principio che ho assimilato dal metodo Kanban.
I limiti di Work in Process (WIP) si riferiscono al numero massimo di attività che possono essere in corso in un determinato momento. Imporre questi limiti, secondo Kanban, ci invoglia a concentrarci sulla conclusione delle attività attuali prima di intraprenderne di nuove.
Questa pratica di limitazione è fondamentale per stimolare la concentrazione e aumentare l'efficienza nelle consegne. Previeni il sovraccarico di attività, garantendo che ogni compito riceva l'attenzione necessaria, promuovendo così una qualità del lavoro superiore e una conclusione più rapida. E voi, siete pronti a sperimentare il potere di un foglio accartocciato per potenziare la vostra produttività? Ricordate: non rimandate al lunedì ciò che potete accartocciare già il venerdì. È forse già venerdì?