Costruire il vostro Sistema di Produttività Perfetto
La confusione tra essere produttivi e essere occupati è sorprendentemente diffusa.
Per illustrare la differenza, voglio raccontarvi una storia.
Paola è una delle manager del tempo più efficienti con cui abbia mai avuto a che fare.
Ogni mattina, Paola inizia la sua giornata con un rituale semplice: una tazza di caffè e un post-it giallo.
Niente applicazioni sofisticate o calendari colorati, solo un pezzetto di carta con i suoi 3 compiti principali per la giornata. Mentre gli altri colleghi si preoccupano di scadenze e di e-mail non risposte, Paola affronta le giornate con la calma di un capitano navigato.
A fine giornata, il suo post-it, con tutti i compiti completati, finisce sempre nel cestino.
Prima di lasciare l'ufficio, prepara una nuova lista dei compiti per il giorno successivo, la piega e la mette in borsa, senza preoccupazioni.
Infine, ho ceduto alla curiosità e le ho chiesto dei suoi tre obiettivi giornalieri. Con un sorriso, Paola mi ha rivelato che sul suo post-it aveva scritto 12 obiettivi, non solo tre.
Confusa, ho chiesto spiegazioni sul suo sistema.
1. Massimizzate le vostre Priorità con la "Regola del Tre".
Ecco cosa ho imparato da lei: "Dedicate da tre a cinque minuti alla fine di ogni giornata per elencare i vostri "3 compiti più importanti" per il giorno successivo, e concentratevi sul vostro "1 compito fondamentale"".
Se cercate di fare tutto, non completerete nulla. Alla fine della giornata, potreste dire: "Sono stato occupato tutto il giorno, ma non ho finito niente".
Tre compiti sono sufficienti.
Non complicatemi la vita. La semplicità è la forma più alta di intelligenza. Concentratevi su tre compiti anziché venti.
Concentratevi sulle cose importanti, non su quelle urgenti.
Essere produttivi non significa completare un elenco infinito di compiti ogni giorno. Significa individuare e concentrarsi sulle attività più importanti e lasciar perdere il resto.
Può essere difficile, ma è essenziale per evitare la trappola di credere che essere occupati equivalga a essere produttivi.
Essere occupati significa presentarsi senza un piano. Ma pianificare non deve essere difficile o richiedere molto tempo. Ecco come fare.
Scrivete un elenco di tutto ciò che dovete fare.
Scegliete i vostri 3 obiettivi più importanti.
Dimenticatevi degli altri.
Questo processo dovrebbe richiedere massimo cinque minuti. Scrivete tutto ciò che vi viene in mente, scegliete i tre migliori e dimenticatevi degli altri. È semplice e efficace.
Questo sistema vi permette di essere realistici su ciò che potete ragionevolmente realizzare in una giornata di lavoro.
2. Il Sistema dei Quattro Cerchi.
Nel libro "100 Ways to Kick-Start Your Life Goals", Steve Chandler ha introdotto il Sistema dei Quattro Cerchi, ampiamente utilizzato dai migliori manager.
Questo sistema comunica alla mente subconscia ciò che si desidera raggiungere.
Chandler inizia la giornata disegnando quattro cerchi su un foglio bianco, ognuno rappresenta il giorno, la settimana, l'anno e la vita.
In ogni cerchio scrive ciò che vuole realizzare in quel periodo. È come consultare una mappa prima di decollare.
Il sistema a quattro cerchi richiede solo quattro minuti. Ecco come funziona:
Nel primo cerchio, scrivete i vostri tre obiettivi principali per la giornata.
Nel secondo, scrivete i vostri tre principali obiettivi settimanali.
Nel terzo, i vostri tre obiettivi principali per l'anno.
Nel quarto, i vostri tre obiettivi principali per la vita.
Senza ricordarvi costantemente i vostri obiettivi, rischiate di perderli di vista.
Questo sistema vi aiuta a impostare una struttura e a definire i limiti della vostra giornata lavorativa. Combinato con la Regola del Tre, sarete incredibilmente produttivi.
Avete mai provato questi due sistemi produttivi?
Cosa ne pensate?
Fatemelo sapere nei commenti!