Avete troppo lavoro da gestire e poco tempo per portarlo a termine? Avete la sensazione che la quantità di lavoro vi stia sfuggendo di mano? Un Kanban personale potrebbe fare al caso vostro.
Le persone si sentono molto stressate. La maggior parte è dovuta agli enormi carichi di lavoro e alle responsabilità familiari.
C'è sempre pressione.
Bisogna soddisfare le aspettative del proprio capo e destreggiarsi tra i tempi per portare a termine le cose.
La vita ha anche altre cose da fare. Non è tutto lavoro.
È difficile trovare un equilibrio.
Quando si hanno più progetti da gestire, si diventa inaffidabili, poco reattivi e si perde la concentrazione sugli obiettivi superiori.
Si è sopraffatti e non si sa da dove cominciare.
E questo non è affatto divertente.
Quindi cosa si può fare?
Liberate la vostra mente e mettete ogni compito al suo posto utilizzando una lavagna Kanban.
In questo articolo vi illustrerò alcuni consigli comprovati per utilizzare efficacemente la lavagna Kanban.
Sarete in grado di fare le cose in tempo e di gestire meglio la vostra vita.
Vedremo:
Che cos'e un Kanban?
È un sistema organizzativo giapponese che ha lo scopo di organizzare e classificare i compiti.
Permette di lavorare in modo efficiente in un determinato periodo di tempo e di gestire un flusso di lavoro in continua evoluzione. Utilizza schede in cui scrivere le informazioni e una lavagna Kanban per disporre le schede in diverse colonne.
Questo metodo aiuta a gestire il flusso di lavoro. In giapponese significa "cartello" o "cartellone".
In effetti, molte unità aziendali di diversi settori hanno recentemente iniziato a utilizzare il kanban per gestire i progetti con grandi team.
Cos'è una lavagna Kanban?
Un pannello Kanban è uno strumento che illustra visivamente il lavoro in diverse fasi del suo processo.
Si compone di 2 elementi:
Carte/Post-it: per rappresentare le entità di lavoro.
Colonne: per rappresentare le diverse fasi del processo.
Le lavagne Kanban forniscono una rappresentazione visiva dei compiti che elimina il disordine della mente.
Inoltre, è un metodo interattivo. Basta spostare le schede nella colonna successiva man mano che si completano le varie fasi del lavoro.
Chi ha inventato i Kanban?
Taiichi Ohno, ingegnere industriale della Toyota, ha creato il Kanban per migliorare l'efficienza della produzione. Utilizzò un cartellone o una segnaletica per programmare i tempi della produzione snella e della produzione just-in-time (JIT).
All'inizio degli anni '40, Toyota era sottoposta a forti pressioni per produrre veicoli just-in-time. L'azienda si scontrava con lo stile di produzione di massa degli Stati Uniti, mentre lo stile giapponese era quello del just-in-time.
Dovevano essere super efficienti per recuperare il ritardo, e fu così che nacque il sistema Kanban.
Che cosa si intende per personal Kanban?
Un personal Kanban è un quadro semplice per organizzare gli eventi di lavoro e di vita.
Si concentra sull'autogestione, aumenta la produttività e crea un buon equilibrio tra opportunità e risultati. È possibile applicarlo ai propri compiti professionali e personali utilizzando una lavagna Kanban o un'applicazione digitale.
È visivamente attraente: si possono vedere i progetti in corso, le priorità, i progressi e i risultati ottenuti con un solo sguardo.
Come sviluppare un Kanban, passo dopo passo
Creare un Kanban personale è molto semplice.
Seguite questi passaggi per impostare una lavagna Kanban personale adatta alle vostre esigenze specifiche.
Fase 1: raccolta dei materiali
Iniziate a raccogliere i seguenti materiali per progettare la vostra lavagna Kanban:
Una lavagna o un foglio di plastica. Qualsiasi cosa si voglia usare come sfondo
Schede Kanban o note adesive di diversi colori
Un pennarello per scrivere le informazioni
Nastri colorati per mascheratura o washi tape per rendere il tutto un po' più sofisticato.
Fase 2: preparazione della lavagna
Assicuratevi che la lavagna scelta sia della dimensione giusta. Né troppo grande, né troppo piccola.
Dividete la lavagna Kanban in diverse griglie. Per ogni griglia, utilizzate nastri colorati per mascheratura o washi tape.
Scrivete i vostri "To-Do", "Doing", "Hold" e "Done" su quattro cartoncini.
Mettete il cartoncino "Da fare" nella prima colonna, "Fare" nella seconda, "Tenere" nella terza e "Fatto" nella quarta.
Fase 3: Come usare la lavagna Kanban
Dopo aver preparato la lavagna, ecco a cosa serve ogni colonna:
Prima colonna: posizionate il vostro nuovo elenco di cose da fare nella prima colonna.
Seconda colonna: ciò su cui lavorerete
Terza colonna: i compiti che sono attualmente in sospeso
Quarta colonna: posizionate qui le carte quando finite un'attività.
Ora avete una lavagna Kanban ben progettata.
Utilizzare e mantenere un Kanban personale non è così difficile. Basta seguire alcune semplici regole.
Le regole del Kanban personale
Il Kanban personale si basa su due principi fondamentali su cui è necessario concentrarsi durante la creazione della lavagna:
Visualizzare il lavoro: cosa si vuole fare, come si vuole fare, ecc.
Limitare il lavoro in corso - fare tutto il lavoro che si può gestire. Non sovraccaricatevi, una volta che l'avete fatto, la vostra capacità di concentrarvi inizia a crollare
Ora avete letto le regole. Passiamo ai passi fondamentali dell'utilizzo della lavagna Kanban:
Iniziare con una lista di cose da fare: conoscere i requisiti e visualizzare i progetti su cui lavorare. Raccogliete ogni compito, grande o piccolo, e mettetelo lì. Una volta superato il carico iniziale, apprezzerete la gratificazione che deriva dai progressi reali.
Passare al "fare": senza stressare il cervello, preparate la colonna successiva estraendo i compiti per i quali siete pronti. In questa fase utilizzate la regola n. 2 del Kanban personale (limitare i lavori in corso).
Spostare un compito in "Attesa": se nel mezzo si presenta qualcosa di più importante, mettete in attesa un compito meno importante.
Trascinare i compiti in "Fatto": spostare le carte da sinistra a questa colonna una volta raggiunto l'obiettivo. Una volta terminato qualcosa, si avrà una reale capacità di concentrarsi sul compito successivo.
È facile iniziare, ma è impegnativo completarli tutti alla volta.
Limitate il numero di compiti che gestite, in modo da essere costretti a terminare un compito prima di poter iniziare il successivo. In questo modo si massimizzerà il numero complessivo di lavori svolti.
Fase 4: revisione della lavagna
È molto soddisfacente rivedere la propria lavagna e vedere i progressi del progetto dall'inizio alla fine.
L'atto di trascinare un compito da sinistra a destraè incoraggiante e soddisfacente.
Potete anche vedere il vostro livello di produttività per un progetto specifico: cosa è stato facile da realizzare, cosa ha richiesto molto tempo e dove vi siete bloccati.
Quando si lavora con un Kanban personale ci si concentra sul proprio lavoro, trovando la capacità di portarlo a termine e di fare le cose con qualità.
È anche possibile rendere la lavagna più complessa aggiungendo altre griglie alla lavagna.
Ad esempio:
Se si lavora a un progetto con un team, si possono aggiungere colonne per ogni collaboratore e monitorare il flusso di lavoro.
Strumenti digitali per il Kanban, alcune idee
Una volta acquisite le basi di Kanban, è possibile passare da una lavagna tradizionale a un Kanban digitale.
Le lavagne Kanban digitali sono uno spazio virtuale peri vostri obiettivi quotidiani. Queste applicazioni/strumenti consentono di accedere alla lavagna da qualsiasi luogo con una connessione a Internet.
È possibile gestire dipendenti remoti, consulenti o freelance coinvolti nel processo.
Inoltre, un'app Kanban consente di monitorare il flusso di lavoro del team, di ottenere una migliore accessibilità e di automatizzare le attività ricorrenti.
Perché non provare alcune delle più diffuse app per lavagne Kanban?
Trello
Trello è uno strumento di gestione dei progetti online che ha reso popolare Kanban.
Ha una lavagna Kanban in cui è possibile aggiungere una tonnellata di schede in una sola volta, creare nuove schede e spostare le schede in colonne diverse.
Permette di scrivere le schede in un elenco puntato, di caricare i file sulle schede, di etichettarle e di impostare le date di scadenza. È veloce e semplice.
2 LeanKit
LeanKit è una lavagna dettagliata che vi permetterà di unificare numerose informazioni in un unico spazio.
Ha sezioni per raggruppare le schede e opzioni per personalizzarle con link e date.
3 Kanban Flow
Un semplice strumento Kanban che assomiglia a una lavagna kanban abbozzata. È possibile aggiungere schede ed elenchi e personalizzare ogni scheda con il proprio colore preferito.
Dispone anche di piani di navigazione per dividere la lavagna in sezioni.
4 Blosson
Blossom è una delle applicazioni per lavagne Kanban più belle, con un percorso mirato per completare i compiti.
Consente di aggiungere le fasi del progetto in elenchi, mentre ogni elenco dovrebbe rappresentare la fase successiva del processo.
Idee e trucchi
È possibile avere una lavagna Kanban "sana" se si seguono questi consigli:
Non sovraffollate la colonna "Da fare". Considerate la possibilità di abbandonare i compiti, se possibile. Se non avete tempo per svolgere un particolare compito, evitate di aggiungerlo alla griglia "Da fare".
Date un ordine di priorità alla vostra lista e assicuratevi di mettere in cima quelle più essenziali.
Usate i colori. Colori diversi, come il rosso, l'arancione o il giallo, differenziano le attività ad alta priorità da quelle a bassa priorità.
Rendete la vostra lavagna più visiva. Aggiungete immagini o utilizzate clip art per le schede dei compiti. Ad esempio, se dovete fare una composizione floreale, potete aggiungere un'immagine di fiori.
Rivedetela regolarmente. Prendete l'abitudine di rivedere la vostra lavagna Kanban ogni giorno o ogni settimana.
Non invertire una scheda sulla lavagna Kanban. Spostate le schede solo quando avete finito. Non c'è spazio per riportare una tessera in una colonna precedente.
Adattare il Kanban alle proprie esigenze. Modificate continuamente il vostro tabellone finché non ottenete i risultati desiderati.
Come far funzionare il personal Kanban nel lungo periodo
Abituarsi a un Kanban personale può richiedere un po' di tempo. Ma una volta che avrete imparato a mettere in pratica questo sistema di produttività, ne raccoglierete i frutti nel lungo periodo.
Per mantenere il flusso di lavoro si può utilizzare una parete, scaricare un'applicazione o scarabocchiare su un quaderno. È così semplice.
La chiave per renderlo efficace a lungo termine è decidere i lavori da agganciare.
Stabilite un programma che sia complementare al vostro flusso di lavoro piuttosto che interromperlo.
Un'altra cosa bella del Personal Kanban è che si integra perfettamente con altre tecniche di produttività.
Ad esempio, se siete fan di Pomodoro o GTD, potete utilizzarli con il Personal Kanban. È anche possibile utilizzare un kanban personale per la Regola del 3 per massimizzare la produttività.
Può essere applicato a quasi tutti i sistemi che utilizzano un elenco di cose da fare.
I benefici dell'utilizzo di un Kanban
Gran parte della nostra energia cognitiva viene spesa per gestire le cose. Il multitasking e la definizione delle priorità sono le cose più impegnative per la nostra mente.
Daniel Levitin, professore di neuroscienze comportamentali presso la McGill University, ha dichiarato:
"Il passaggio da un compito all'altro ha un costo biologico che finisce per farci sentire stanchi molto più rapidamente rispetto a quando manteniamo l'attenzione su una sola cosa".
In sintesi, ecco i vantaggi del Kanban personale:
Impedisce il multitasking. Vi mantiene organizzati e vi aiuta a raggiungere più velocemente i vostri obiettivi.
Sapete cosa fare. Saprete su quali domini dovete concentrarvi in un determinato momento.
Non vi costringe a destreggiarvi tra più elementi. Al contrario, assicura che i compiti più prioritari vengano svolti per primi.
Vi dà chiarezza mentale e vi aiuta a visualizzare il quadro generale
Quando si visualizzano quotidianamente gli impegni e i compiti, si può facilmente seguire l'avanzamento del lavoro dall'inizio alla fine.
Jim Benson, nel suo libro "Personal Kanban: Mapping Work - Navigating Life", afferma:
"Visualizzare il lavoro riduce le distrazioni del sovraccarico esistenziale, trasformando i concetti confusi in oggetti tangibili che il cervello può facilmente afferrare e a cui dare priorità".
Un Kanban personale non solo evita che le cose importanti sfuggano, ma offre anche tempo per attività strategiche.
Come agire al meglio con il tuo Kanban
Scoprite qual è la cosa più importante con cui avete difficoltà in questo momento e mettetela sulla vostra lavagna Kanban.
Tenete presente che il vostro Kanban personale richiede una scansione regolare. Potete usarlo se avete molti compiti da gestire ogni giorno.
Abituatevi a usare un pannello Kanban e noterete un grande cambiamento nella gestione dei vostri compiti.
Ricordate di concentrarvi sulle cose importanti.
Niente più compiti non fatti.
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