top of page

Come gestire efficacemente il vostro 1:1

Avere riunioni produttive è una sfida in qualsiasi campo, e può essere particolarmente impegnativo per le riunioni ricorrenti come quelle a tu per tu. Di cosa dovremmo parlare? Come strutturarlo? Come possiamo rendere quel tempo il più produttivo possibile? Come leader, non dobbiamo far perdere tempo ai nostri team.


Nella speranza di aiutare e ispirare altri manager, questo post illustra un formato che ha funzionato bene per me negli ultimi anni. Innanzitutto, disponete di un documento online che entrambi potete modificare. Gli strumenti possibili sono Google Docs o Microsoft 365. Ogni volta che avete una riunione con il vostro collaboratore, quest'ultimo dovrebbe aver compilato il seguente modello prima della riunione; quindi, tutto ciò che dovete fare è esaminarlo insieme e discutere i punti rilevanti.


Cosa ho fatto dall'ultima volta che ci siamo visti?


I membri del team devono riassumere i compiti più importanti a cui hanno lavorato dopo l'ultima riunione.

Quando inizia la riunione, rivedono ogni compito e scelgono quali dettagli condividere. Se non ci sono, possono passare a quello successivo. Altrimenti, possono fare domande o discutere ulteriormente con voi. Allo stesso tempo, prima di passare al punto successivo, è possibile porre ulteriori domande, condividere punti di miglioramento, eseguire una piccola retrospettiva di un incidente o fare un brainstorming insieme su potenziali follow-up. Se si presentano dei follow-up, è possibile aggiungerli al documento con le rispettive scadenze. Inoltre, scrivete qualsiasi feedback (sia positivo che costruttivo) relativo al compito, creando consapevolezza e dando trasparenza ai dipendenti. Man mano che si abituano a questo nuovo formato, i loro appunti diventeranno più sofisticati e inizieranno a inserire i loro punti di miglioramento. A questo punto, potete essere certi di creare un team ad alte prestazioni.

Una piccola nota sul feedback: condividete i feedback positivi, ovvero i compiti che hanno svolto molto bene. Fate sapere loro cosa funziona, i loro punti di forza e cosa devono continuare a fare.


(Se siete alla guida di un manager) Cosa ha fatto il mio team dall'ultima volta che ci siamo incontrati?


Se il vostro diretto superiore è un manager, dovrebbe riassumere ciò che il team ha realizzato dall'ultima riunione. È un ottimo modo per documentare i progressi dei diversi progetti, gli eventuali ostacoli che si sono presentati e le loro potenziali soluzioni, nonché gli eventuali successi. Sono loro a scegliere quali dettagli condividere e, prima di passare al progetto successivo, potete sempre intervenire per chiedere ulteriori informazioni, dare un feedback (positivo e costruttivo) o condividere con loro qualsiasi cosa possa aiutarli ad avere successo.


Punti di discussione


Potrebbero esserci altri punti che i membri del team vorrebbero discutere e che non rientrano nelle categorie precedenti. Qui possono scrivere domande aperte che desiderano discutere con voi, problemi, richieste, brainstorming di idee per il futuro o qualsiasi altra cosa gli venga in mente.


Feedback


L'ispirazione per questa sezione proviene dal libro "Radical Candor" di Kim Scott e da una conferenza dell'ex Segretario del Lavoro Robert Reich alla UC Berkeley. In questa sezione si richiede un feedback ai membri del team. Quando chiedete un feedback per la prima volta, è probabile che non ne riceviate nessuno. Dovete continuare a chiedere e mostrarvi aperti. Alla fine, il vostro team condividerà qualcosa e, quando lo farà, dovrete ascoltarlo e dargli seguito (se ha senso). In questo modo si trasmette un messaggio forte, dimostrando di saper accettare il feedback prima di darlo. Dando l'esempio, quando condividete un feedback, i collaboratori saranno motivati a seguire il vostro tutoraggio. Inoltre, conoscere la loro opinione su di voi e su cosa potete migliorare creerà un'organizzazione sana.




Happiness (X/10)


Questa sezione rileva la felicità su una scala da 0 a 10. Quando si pone questa domanda per la prima volta, si dovrebbe anche chiedere perché. Perché 7/10? Come possiamo renderlo un 10? Perché 10/10? Quando rispondono, prendete nota in modo da documentare la risposta. Con questa domanda, i partecipanti riflettono e mettono in parole ciò che è importante per loro e voi scoprite di più su chi sono e cosa li motiva.

Alla fine, quando il numero converge (si spera altamente), si può smettere di chiedere il perché; si chiede di nuovo il perché quando c'è un cambiamento. A volte la felicità diminuisce per motivi personali, e bisogna prenderne atto senza documentare i dettagli (perché potrebbero condividerli verbalmente). Questa sezione trasmette un messaggio forte, dimostrando che avete a cuore il vostro team, aumentando la fidelizzazione e creando una cultura sana con loro.


Riassunto e note di chiusura


Il modello condiviso fornisce un ordine del giorno per l'incontro, in modo da avere una struttura ordinata e allo stesso tempo la flessibilità necessaria per avviare discussioni e fare brainstorming su argomenti aperti. Un altro vantaggio di questa struttura è che crea un documento su cui fare affidamento durante la valutazione delle prestazioni. Notate che tutti i feedback sono stati condivisi e messi per iscritto, insieme ai problemi e ai successi più rilevanti dei membri del team. Dato che si tratta di un documento a cui entrambi avete accesso, si crea anche una trasparenza cristallina sulle loro prestazioni. In questo modo le valutazioni delle prestazioni diventano noiose, perché non ci sono sorprese.


Una ultima annotazione: cercate di avere sempre un tempo stabilito per la durata della riunione, preferibilmente entro i 60 minuti...poi se volete essere certi che l'incontro non sia improduttivo, provate a togliere le sedie dalla sala (lo avete mai fatto?)!


Grazie per il vostro tempo



4 visualizzazioni0 commenti
bottom of page