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Come Bilanciare Diversi Progetti (Senza Bruciarsi): Guida Completa


Ecco una competenza che nessuno ti insegna: come bilanciare diversi progetti.

Oggi ti mostrerò la mia struttura per gestire più progetti come un professionista.

Alla fine di questo articolo, diventerai un eroe che contribuisce al valore progetto dopo progetto. Passerai dal caos al controllo.

La capacità di gestire molti progetti diversi è una competenza molto ricercata nelle aziende.

Devi gestire efficientemente varie iniziative, il che richiede organizzazione. E devi anche essere in grado di bilanciare la visione d'insieme con i dettagli minori.

I manager che riescono a bilanciare diversi progetti spesso ottengono risultati 10 volte superiori per un'azienda. Di conseguenza, vengono promossi più velocemente, con i vantaggi finanziari che ne derivano.

Ecco la verità!

Gestire con successo diversi progetti richiede competenze e strumenti diversi rispetto a quelli necessari per un singolo progetto. Ed è qui che entra in gioco la giusta struttura. Può trasformare e ottimizzare i tuoi flussi di lavoro. Ciò rende più facile gestire contemporaneamente diversi progetti.

La mia struttura per bilanciare diversi progetti ti permetterà di:

  1. Gestire il tuo carico di lavoro senza esplodere

  2. Dividere il tuo tempo tra strategia ed esecuzione

  3. Sapere gestire le priorità e su cosa lavorare successivamente

  4. Definire scadenze per rimanere al top di tutto ciò che sta accadendo

  5. Adattarti e superare gli ostacoli che inevitabilmente si presenteranno sulla tua strada


Procediamo!


  1. Fase 1: Definire i progetti

  2. Fase 2: Riempire i progetti con le attività

  3. Fase 3: Definire le priorità dei compiti

  4. Fase 4 : Organizzare i progetti in modo visivo

  5. Fase 5: Programmare le attività


Le 5 Fasi per Gestire con Successo Diversi Progetti


La gestione di più progetti può risultare opprimente. Per renderla gestibile, è necessario sapere come strategizzare, pianificare e agire.


Scopriamo le 5 fasi necessarie per organizzare, monitorare e consegnare più progetti con facilità.


Fase 1: Definire i progetti


Quando si gestiscono più progetti, è essenziale rimanere organizzati. Pianificate e gestite i progetti del vostro team nello stesso luogo, in modo da avere un'unica fonte di verità.


Pianificare e gestire i progetti in un unico luogo consente di vedere rapidamente tutto ciò che è in corso e lo stato della roadmap.


Ci sono molti strumenti di gestione multiprogetto che potete utilizzare. Se avete già uno strumento preferito, sceglietelo.


A me piace gestire tutti i miei progetti in un foglio di calcolo Excel.



Una volta definita la posizione centrale, il passo successivo è sviluppare un piano efficace.


"Datemi sei ore per abbattere un albero e passerò le prime quattro ad affilare l'ascia". Abrham Lincoln


Iniziate a separare i vostri progetti:


  • Definite un obiettivo per il progetto. Quando saprete di aver completato il progetto?

  • Scrivete una breve descrizione. Si tratta di una breve panoramica del progetto.

  • Descrivete perché questo progetto è importante. Perché è importante per voi e per la vostra azienda?



Gli obiettivi motivano tutti a lavorare più intensamente per raggiungere una visione condivisa.


Un obiettivo è il risultato finale del progetto. Alcuni progetti possono richiedere settimane o mesi per essere completati.


In questo caso, dividete gli obiettivi a lungo termine in obiettivi più piccoli e a breve termine. Qualcosa che potete raggiungere in un mese o in una settimana. Questo ciclo di feedback più breve manterrà alta la motivazione.


Fase 2: Riempire i progetti con le attività


Una volta definiti i progetti, fate un brain-dump di tutto ciò che dovete fare per ogni progetto. Elencate ogni singolo compito che dovete svolgere per completare il progetto.


Non preoccupatevi dell'ordine quando fate il brain-dumping. Quello viene dopo. Per ora, concentratevi sulla scrittura del maggior numero possibile di compiti.


Suddividete i compiti il più possibile. Io preferisco i compiti che posso completare in meno di 90 minuti (e su questo punto ci soffermeremo più avanti).


Dividere i compiti più grandi in compiti più piccoli aiuta a mantenere la rotta e dà un senso di realizzazione quando si spunta ogni voce. Inoltre, è più facile mantenere la concentrazione e fare progressi costanti verso gli obiettivi del progetto.


Così come si mangia un elefante un boccone alla volta, si completa un progetto un compito alla volta.


Quindi ora avete un elenco di cose da fare separato per ogni progetto:




È molto utile elencare tutti i compiti in una lista di cose da fare. Pensate ai compiti come a dei palloncini.


Gli elenchi di cose da fare sono come legare tutti i palloncini a un palo. Ora non dovrete più preoccuparvi che vadano persi perché non riuscite a ricordarli tutti.


Gli elenchi separati vi permettono di progredire in ordine di priorità per ogni argomento su cui lavorate, semplificando al contempo la definizione delle priorità dei nuovi lavori.


Infine, arricchite ogni compito con quanto segue:


  1. Aggiungere dettagli. Elementi di cui potreste aver bisogno quando lavorate al compito. URL, note o persone sono gli esempi principali. Questo vi aiuterà quando dovrete lavorare su di essi.

  2. Stimare il tempo. Il tempo necessario per completare ogni compito, in minuti. Se supera i 90 minuti, è segno che è necessario suddividere maggiormente il compito.

  3. Definire una scadenza. La data di consegna di ogni compito. Lavorate dalla scadenza finale all'indietro. È molto meno probabile rimandare le cose se si ha una scadenza da rispettare.

Fase 3: Definire le priorità dei compiti


Quando si è sommersi da più progetti, è essenziale stabilire le priorità.


Dovete lavorare sulle cose giuste. Se non lo fate, potete passare tutto il giorno a lavorare alla massima velocità e avere comunque la sensazione di rimanere indietro.


Stabilite le priorità in base all'impatto.


Quali sono i progetti e i compiti che hanno il maggiore impatto potenziale sull'organizzazione e sul team? Iniziate da lì.


Chiedetevi:


  • Cosa mi tiene sveglio la notte?

  • Cosa tiene sveglio il mio capo?

  • E cosa tiene sveglio il mio team?

  • Questo vi darà una prima impressione di ciò che è urgente e importante.

Questo vi darà una prima impressione di ciò che è urgente e importante.



Una struttura semplice che mi piace utilizzare per stabilire le priorità è la Matrice di lavoro da 10.000 dollari l'ora di Khe Hy (di cui parlerò anche nel mio sistema di pianificazione settimanale):


Potete utilizzare il Quadro da 10.000 dollari per la definizione delle priorità incluso nel modello di questo post.


Prendete i vostri compiti e metteteli nel quadrante appropriato della matrice. Alla fine di questo semplice esercizio, conoscerete i vostri compiti ad alta leva.


Per quanto riguarda i compiti a bassa leva, pensate a delegarli, se possibile (qui trovate maggiori informazioni sui livelli di delega).


Fase 4: Organizzare i progetti in modo visivo


Ora che l'elenco delle attività è organizzato per livello di importanza, è il momento di renderlo visivo.


Organizzare i progetti in modo visivo vi aiuterà a tenere tutto sotto controllo.


A questo scopo utilizzo due strumenti:


  1. Un diagramma di Gantt

  2. Un Kanban

Per prima cosa, elenco tutti i compiti e le scadenze in un diagramma di Gantt:


In questo modo ho una rappresentazione visiva delle date e delle scadenze. Inoltre, mi assicura di conoscere le dipendenze di ogni progetto.


La gestione di più progetti consiste nel sapere su quali progetti concentrarsi in questo momento e quali possono essere messi in secondo piano. Ed è proprio qui che vi aiuterà il vostro diagramma di Gantt.


Poi, creo una tavola Kanban per ogni progetto.


Il Kanban è uno strumento che illustra visivamente il lavoro in diverse fasi del suo processo.


Ci sono 2 elementi:


Schede/Post-it rappresentano entità di lavoro

Le colonne rappresentano le diverse fasi del processo.

È sufficiente spostare le schede nella colonna successiva man mano che si completano le varie fasi del lavoro.


Nel prossimo post spiegherò come costruire un Kanban personale.


Il Kanban di base ha 3 colonne:


  1. To-Do: l'elenco dei compiti da svolgere

  2. Fare: ciò su cui si sta lavorando al momento

  3. Fatto

Se necessario, potete elencare altri passaggi, ma non esagerate. Semplice è meglio.


Una rapida occhiata al vostro Kanban vi dirà a cosa dovrete lavorare successivamente.


Fase 5: Programmare le attività


È il momento dell'ultima fase del nostro schema: programmare il tempo sul calendario per lavorare sui compiti. Questo si chiama blocco del tempo.


Vi consiglio di eseguire questo processo durante la revisione settimanale. Pianificando la settimana in anticipo, eviterete che le distrazioni vi rovinino la giornata.


Non c'è bisogno di guardare il Kanban o qualsiasi altro strumento di produttività oltre al calendario. Rendete chiaro a cosa dovreste lavorare in un determinato momento.


Alcuni consigli utili per bloccare il tempo di più progetti:


Bloccate alcuni giorni o porzioni di giorno e lavorate solo su un progetto per quel blocco.


Ad esempio:


Lavorate al progetto A ogni mattina, al progetto B nel pomeriggio e al progetto C solo il giovedì. In questo modo si evita di cambiare contesto.


Utilizzate la Tecnica del Pomodoro quando lavorate ai vostri compiti. Ricordate la mia preferenza per le attività che richiedono meno di 90 minuti? Ecco, questi sono 3 cicli di Pomodoro.


A volte può essere utile designare spazi di produttività diversi per i progetti. Ciò è particolarmente vero quando questi necessitano di modalità di lavoro diverse, come la concentrazione totale e la pianificazione/strategia. Se non si dispone di spazi diversi, si può provare a lavorare seduti e in piedi.


Gestire le aspettative degli altri. Questo aspetto è fondamentale quando si gestiscono più progetti. Siate bravi a comunicare e a condividere con il vostro capo e il vostro team lo stato di avanzamento dei lavori.


Esaminare il sistema


Alla fine della giornata, prendetevi un po' di tempo per rivedere i vostri progressi e sapere a che punto siete in ogni progetto.


Esaminate ogni progetto e assicuratevi che i vostri compiti siano aggiornati. Eliminate i compiti già completati e aggiungete quelli mancanti.


Questa manutenzione regolare delle attività è fondamentale.


Alla fine della settimana, fate una rapida riflessione sui vostri progressi.


Chiedetevi:


  • Sto facendo progressi sui miei obiettivi?

  • Cosa sta funzionando? E cosa non funziona?

  • Quali sono state le sfide che ho incontrato nello svolgimento dei miei compiti?

  • Ci sono compiti che posso delegare?

Quando si gestiscono più progetti, ci sono molte variabili sconosciute.


Siate flessibili. Adattate il vostro piano quando è necessario.


La gestione di più progetti è inevitabile per un manager.


All'inizio è travolgente.


Ma non deve essere così.


Basta seguire il mio schema per diventare un professionista nella gestione di più progetti.





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