Come delegare al meglio i compiti

Come scalare efficacemente il vostro impatto attraverso il lavoro di altre persone.

Sapete qual è l'abilità che separa un manager medio da un manager superstar? Saper delegare meglio i compiti.

Come manager, avete un sacco di cose da fare. Avete clienti da gestire, un team da amministrare e diversi progetti da bilanciare. Cercare di fare tutto da soli è una ricetta per l'esaurimento.

E guardate:

Forse avete già provato a delegare dei compiti e siete rimasti scottati.

Avete scoperto in seguito che il risultato era tutt'altro che ideale. O peggio, non era nemmeno vicino al completamento. Forse l'avete presa sul personale. Oppure avete impiegato più tempo a delegare un compito che a svolgerlo da soli.

E così avete pensato a voi stessi: "Se voglio che una cosa sia fatta bene, devo farla da solo!".

E avete abbandonato l'idea di delegare i compiti per un po'.

Lo capisco. Ci sono passato anch'io.

E lo vedo ogni settimana facendo da coach ai manager.

Quando non si sa come delegare i compiti, la delega diventa un ulteriore fardello. È una voce in più sulla vostra lista di cose da fare, invece di liberare il vostro tempo.

Ecco la buona notizia:

Quando si sa come delegare meglio i compiti al proprio team, i risultati sono a dir poco magici.

Quando si delegano meglio i compiti, si:

• Date più potere al vostro team, che diventa più efficiente ed efficace.

• Costruire un team più forte e qualificato

• Migliorare la cultura e la soddisfazione del team

• Riducete il vostro carico di lavoro, pur assicurandovi che il lavoro venga svolto.

• Grazie al mio lavoro con centinaia di manager, ho sviluppato una semplice struttura per delegare meglio i compiti.

Ma prima è necessario decidere quali compiti delegare.

Come manager, non potete delegare tutto. Ma potete delegare molto più di quanto pensiate.

Mi piace lo schema delle sei T di Jenny Blake (tratto da questo articolo della Harvard Business Review) per decidere quali compiti delegare:

• Piccoli. Compiti che sono così piccoli da sembrare insignificanti da affrontare, ma che si sommano. Per esempio, iscriversi a una conferenza o a un evento, aggiungerlo al calendario e prenotare l'hotel e il volo.

• Noioso. Compiti semplici e lineari che possono (e devono) essere gestiti dai membri del team. Ad esempio, l'inserimento di dati o l'aggiornamento dei KPI nel vostro documento di presentazione.

• Che richiedono tempo. Compiti importanti e forse complessi. Potete intervenire quando il compito è completato all'80% e dare l'approvazione, la supervisione e/o le indicazioni sulle fasi successive.

• Insegnabili. Compiti che possono essere dettagliati per fasi e trasmessi, con il controllo della qualità e l'approvazione finale. Ad esempio, insegnare a uno dei vostri diretti collaboratori come redigere il documento di presentazione per la riunione mensile di tutti i collaboratori o come consegnare gli aggiornamenti al team.

• Terribile in. Compiti che non si basano sui vostri punti di forza o che riguardano un'area in cui non vi sentite preparati. Impiegate molto più tempo delle persone esperte in questo settore e producete comunque un risultato inferiore. Ad esempio, il design visivo di una presentazione. O l'assunzione di un designer professionista per un'imminente presentazione al di fuori della vostra organizzazione.

• Sensibili al tempo. Le richieste che sono sensibili al tempo, ma che sono in competizione con altre priorità. Delegate compiti importanti e sensibili al tempo in modo che possano essere svolti parallelamente alle altre scadenze del progetto. Ad esempio, chiamare una compagnia aerea per cambiare l'assegnazione dei posti per il giorno successivo mentre si è impegnati in riunioni di tutto il giorno.

Il quadro delle 6 T è un ottimo modo per pensare a quali cose lasciare andare e delegare.

Ecco come usarlo:

Prendete qualche minuto per scrivere tutti i compiti che dovete svolgere. Per facilitare il processo di brainstorming, pensate alle vostre principali categorie e attività.

Dopo aver stilato un elenco completo, esaminatelo e chiedetevi: quali compiti rientrano in una delle sei categorie?

Quali compiti rientrano in una delle sei T? Cosa posso delegare o esternalizzare?

Questo elenco diventa il punto di partenza per stabilire cosa delegare.

Poi, è il momento di iniziare a delegare meglio i compiti.

Come delegare meglio i compiti

Per delegare meglio i compiti, è necessario comunicare 4 elementi principali:

• Livello di delega

• Il compito

• L'obiettivo

• La scadenza

Il modo migliore per comunicare questi elementi è programmare una riunione con il membro del team. È sempre meglio quando si può spiegare il compito a voce.

Se non è possibile, fate una rapida registrazione dello schermo con Loom in cui spiegate questi 4 elementi.

Per la maggior parte dei compiti che delegate, potete coprire le 4 fasi in 5 minuti o meno.

Ecco cosa dovete fare:

Iniziare definendo il livello di delega. Questo stabilisce le aspettative di entrambe le parti in merito al compito delegato.

Ecco i 5 livelli in breve:

1. Fai come ti dico. Questo è il livello "esegui". A questo livello si danno istruzioni

2. Fare ricerche e riferire. Delegate la ricerca che richiede tempo. Dovrete solo decidere

3. Ricerca e raccomandazione. Il membro del team deve essere in grado di fornire una raccomandazione su ciò che ritiene essere l'opzione migliore.

4. Decidere e informare. "Prendi la decisione migliore che puoi, in base alle tue ricerche, ma tienimi sempre aggiornato".

5. Agire in modo indipendente. Libertà totale. Meglio se per responsabilità non molto importanti o per le quali non si è più adatti.

Quindi, fornite istruzioni chiare e concise. Che cosa deve essere fatto? Per il primo livello di delega, mostrate sullo schermo esattamente come svolgere il compito.

Per gli altri livelli di delega, concentratevi sull'obiettivo del compito. Che cosa si sta cercando di ottenere? Come si collega questo compito agli obiettivi del vostro team e della vostra organizzazione?

Fornite loro le risorse necessarie per completare con successo il compito. Non pensate solo agli strumenti, ma anche alla formazione o al supporto.

Quindi, stabilite una scadenza e, se necessario, dei punti di check-in. Collegate il tutto all'obiettivo: perché è importante portare a termine il compito entro la scadenza?

Infine, ricordate al vostro collaboratore che siete a disposizione per qualsiasi domanda che possa sorgere durante il completamento del compito.

Fate sapere che la delega è un processo di apprendimento per entrambi.

Fare il check-in con i membri del team

Il miglior dirigente è quello che ha abbastanza buon senso da scegliere uomini validi per fare ciò che vuole, e abbastanza autocontrollo da non immischiarsi con loro mentre lo fanno". - Theodore Roosevelt

Avete delegato il vostro compito. Ma il vostro lavoro è fatto solo a metà. C'è un ultimo passo per assicurarsi che la delega abbia successo.

Dopo aver delegato, dovete seguire i membri del team. Fate controlli regolari, soprattutto nelle prime fasi. Questo aiuta a stabilire un rapporto di fiducia tra voi.

Ma una parola di avvertimento:

Evitate di fare da microgestore. Questo è particolarmente importante quando le cose non vanno bene.

Non assumete il controllo dei compiti e non cercate di dire loro esattamente cosa devono fare. Siete lì per fornire loro un supporto di coaching o di formazione.

Valutate come stanno procedendo i lavori:

• Come procede il progetto?

• Avete domande al riguardo o ostacoli?

• C'è qualcosa che non vi è chiaro?

A ogni punto di controllo con i membri del team, dategli un feedback. Capite che gli errori sono inevitabili, quindi imparate a fornire un feedback costruttivo.

Dite loro cosa sta andando bene e quali sono le aree in cui devono migliorare o fare le cose in modo diverso. Consentite gli errori, siate pazienti e non correte a giudicare il membro del team se commette errori.

Considerate gli errori come un modo per i membri del team di imparare; quindi, usate un buon feedback per guidarlo sulla strada giusta. Dovete cercare di risolvere i problemi con loro e non per loro.

L'arte di delegare meglio i compiti

Pensate alla delega come al modo in cui scalate il vostro impatto attraverso il lavoro di altre persone.

Delegare meglio i compiti richiede tempo e pratica. Come per qualsiasi altra abilità, con il tempo migliorerete.

Non sentitevi frustrati quando le cose non vanno bene. Accettate che alcuni compiti delegati non vadano a buon fine. Trattateli come un esercizio di apprendimento.

È facile dare la colpa all'altra persona quando la delega fallisce.

Ma i grandi manager cercano invece di capire come migliorare:

• Cosa ho sbagliato?

• Non sono stato chiaro nella mia spiegazione?

• Non ho trasmesso l'obiettivo di questo compito?

• Come posso migliorare il mio processo di delega?

Scrivete le vostre risposte e riflettete su come potete migliorare.

Utilizzate questo ciclo di feedback per rafforzare le vostre capacità di delega.

Con il tempo, migliorerete.

E forse - solo forse - inizierete ad amare la delega...